Schutzfristen und Schutzfristenverkürzungen

Nicht alle im Stadtarchiv verwahrten Archivalien können uneingeschränkt eingesehen werden. Nutzungseinschränkungen können sowohl konservatorische als auch rechtliche Gründe haben. Viele Archivalien enthalten Informationen, die dem Datenschutz unterliegen. Daher sehen Archivgesetze für Unterlagen jüngeren Datums bestimmte Sperr- und Schutzfristen vor.

Die Nutzung von Archivgut, das noch Sperr- oder Schutzfristen unterliegt, ist durch das Bayerische Archivgesetz sowie die Satzung über die Aufgaben und die Benutzung des Stadtarchivs Augsburg geregelt.

Grundsätzlich darf Archivgut erst zehn Jahre nach Abschluss der Unterlagen eingesehen werden. Diese Frist gilt nicht für Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder öffentlich zugänglich waren.

Handelt es sich um Schriftgut mit personenbezogenen Informationen, ist eine Nutzung frühestens zehn Jahre nach dem Tod der betroffenen Person möglich. Ist das Todesdatum nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand feststellbar, gilt eine Frist von 100 Jahren ab dem Geburtsdatum.

Unterlagen, die besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegen, können frühestens 60 Jahre nach Aktenschluss eingesehen werden.

Auch aufgrund von Vereinbarungen mit früheren Eigentümerinnen und Eigentümern (z. B. bei Nachlässen) kann Archivgut über die genannten Zeiträume hinaus für die Benutzung gesperrt sein oder nur mit besonderer Genehmigung genutzt werden.